Fiche KYC : modèle complet, contenu obligatoire et guide de remplissage

La fiche KYC (Know Your Customer) est le socle de la relation conseiller-client. Avant toute recommandation, le CGP doit collecter, structurer et documenter l'ensemble des informations nécessaires à la connaissance de son client. Ce guide complet vous détaille tout : ce que la fiche KYC doit contenir, comment la remplir correctement, et comment la digitaliser pour gagner du temps sans compromettre la conformité.

Que vous soyez CGP, CIF ou IAS, la fiche KYC est une obligation réglementaire incontournable. Mal remplie ou incomplète, elle expose votre cabinet à des sanctions lors d'un contrôle AMF ou ACPR. Bien structurée et digitalisée, elle devient un atout pour votre efficacité et votre relation client.

Qu'est-ce qu'une fiche KYC ?

KYC signifie Know Your Customer, ou Connaissance Client en français. Il s'agit d'un processus réglementaire obligatoire qui impose à tout professionnel du conseil financier de collecter et vérifier les informations relatives à ses clients avant de formuler la moindre recommandation.

Les fondements juridiques du KYC reposent sur plusieurs textes majeurs : la directive MiFID II (Marchés d'instruments financiers), la directive DDA (Distribution d'assurances), les recommandations AMF et les obligations de lutte contre le blanchiment (LCB-FT). Depuis 2022, les préférences ESG du client doivent également être recueillies systématiquement.

Le KYC est obligatoire pour tous les CGP, CIF et IAS avant toute prestation de conseil. Son objectif est triple : évaluer le profil du client (situation, objectifs, tolérance au risque), garantir l'adéquation des conseils prodigués, et assurer la conformité réglementaire du cabinet.

Il existe une différence importante entre la fiche KYC pour les personnes physiques (particuliers) et pour les personnes morales (sociétés, SCI, holdings). Les informations demandées et les justificatifs à collecter diffèrent sensiblement, comme nous le détaillerons plus loin dans ce guide.

Les 7 rubriques obligatoires d'une fiche KYC

Une fiche KYC conforme aux exigences réglementaires doit impérativement couvrir les sept rubriques suivantes. Chacune répond à une obligation précise issue de MiFID II, DDA ou des recommandations AMF.

1. Identité et état civil

Cette première rubrique rassemble les informations d'identification du client : nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, adresse de résidence, numéro de téléphone et adresse email. Pour les clients mariés, il faut également renseigner la situation familiale (célibataire, marié, pacsé, divorcé, veuf) et le régime matrimonial (communauté légale, séparation de biens, communauté universelle, participation aux acquêts). Le nombre d'enfants et de personnes à charge complète cette rubrique. Les pièces justificatives associées sont la pièce d'identité (CNI, passeport) et un justificatif de domicile.

2. Situation professionnelle

Cette rubrique couvre l'activité professionnelle actuelle du client : profession exercée, statut (salarié, indépendant, fonctionnaire, retraité), nom de l'employeur le cas échéant, et revenus annuels bruts et nets. Pour les indépendants et chefs d'entreprise, les revenus doivent inclure les rémunérations, dividendes et autres sources. Cette information est essentielle pour évaluer la capacité d'épargne et calibrer les recommandations d'investissement.

3. Patrimoine

Le détail du patrimoine du client doit être exhaustif : actifs immobiliers (résidence principale, investissements locatifs, SCPI), actifs financiers (comptes bancaires, assurance-vie, PEA, comptes-titres, PER), actifs professionnels (parts de société, fonds de commerce) et passifs (crédits immobiliers, crédits à la consommation, dettes). L'objectif est d'obtenir une photographie complète du patrimoine net du client. Les justificatifs incluent les avis d'imposition, relevés bancaires et relevés de portefeuille.

4. Objectifs d'investissement

Cette rubrique définit le pourquoi de l'investissement. Quels sont les objectifs du client ? Préparer la retraite, transmettre un patrimoine, générer des revenus complémentaires, constituer un capital, optimiser la fiscalité ou protéger ses proches. L'horizon d'investissement doit être précisé : court terme (moins de 3 ans), moyen terme (3 à 8 ans) ou long terme (plus de 8 ans). Ces informations sont indispensables pour justifier l'adéquation des produits recommandés dans le rapport d'adéquation.

5. Profil de risque

Le profil de risque évalue trois dimensions : la tolérance aux pertes (quel pourcentage de perte le client est-il prêt à accepter ?), l'expérience financière (quels types de produits le client a-t-il déjà souscrits ?) et les connaissances financières (le client comprend-il les mécanismes de marché, les risques de perte en capital, la volatilité ?). Le résultat conduit à une classification : prudent, équilibré, dynamique ou offensif. Un questionnaire structuré est recommandé pour objectiver cette évaluation.

6. Préférences ESG

Depuis janvier 2023, la prise en compte des préférences en matière de durabilité est obligatoire (règlement SFDR et amendements MiFID II). Le conseiller doit recueillir les souhaits du client concernant : la proportion minimale d'investissements durables (taxonomie UE), les investissements durables au sens SFDR (article 2(17)), et la prise en compte des principales incidences négatives (PAI). Cette rubrique doit être documentée même si le client n'a pas de préférence particulière.

7. Origine des fonds

Dans le cadre de la LCB-FT (Lutte Contre le Blanchiment et le Financement du Terrorisme), le conseiller doit documenter l'origine des fonds que le client souhaite investir : épargne personnelle, héritage, cession d'actifs, revenus professionnels, etc. Pour les montants significatifs, des justificatifs d'origine peuvent être exigés. Le conseiller doit également vérifier si le client est une personne politiquement exposée (PPE) et signaler toute opération suspecte.

Comment remplir une fiche KYC pas à pas

Le remplissage d'une fiche KYC ne s'improvise pas. Voici un guide méthodique pour garantir la complétude et la conformité de chaque dossier.

Préparer l'entretien client

Avant le rendez-vous, envoyez au client une liste des documents à préparer : pièce d'identité, dernier avis d'imposition, relevés de comptes bancaires et d'assurance-vie, tableaux d'amortissement des crédits en cours, et tout document patrimonial utile (actes notariés, statuts de SCI, contrats de prévoyance). Si vous utilisez un outil KYC digital, le client peut commencer à remplir ses informations en ligne avant le rendez-vous.

Conduire l'entretien de manière structurée

Suivez les 7 rubriques dans l'ordre pour ne rien oublier. Posez des questions ouvertes pour comprendre les motivations profondes du client, puis des questions fermées pour préciser les données chiffrées. Reformulez systématiquement pour valider votre compréhension. Prenez le temps d'expliquer les notions de risque et d'ESG : la qualité des réponses dépend de la compréhension du client.

Les erreurs fréquentes à éviter

• Données incomplètes : une seule rubrique manquante peut invalider l'ensemble du dossier lors d'un contrôle
• Informations obsolètes : un KYC non mis à jour depuis plus d'un an expose le cabinet
• Signatures manquantes : le client doit signer et dater la fiche KYC pour attester l'exactitude des informations
• Profil de risque non justifié : un simple choix "dynamique" sans questionnaire documenté est insuffisant
• ESG oublié : depuis 2023, l'absence de recueil des préférences ESG constitue un manquement

Fréquence de mise à jour

L'AMF recommande une révision annuelle du KYC. Au-delà de cette révision périodique, une actualisation est nécessaire lors de tout événement de vie significatif : mariage, divorce, naissance, décès du conjoint, héritage, changement d'emploi, départ à la retraite, acquisition ou cession immobilière. La Suite Majors® envoie des rappels automatiques pour déclencher la mise à jour au bon moment.

Fiche KYC personne physique vs personne morale

Le formulaire KYC diffère selon la nature du client. Voici les principales distinctions.

KYC personne physique

C'est le cas le plus courant pour un CGP. Le formulaire couvre les 7 rubriques détaillées ci-dessus, centrées sur la situation personnelle, familiale et patrimoniale de l'individu. Les justificatifs sont essentiellement des documents personnels : pièce d'identité, avis d'imposition, relevés bancaires.

KYC personne morale

Pour les clients qui investissent via une structure (société, association, fondation), des informations supplémentaires sont requises : extrait Kbis de moins de 3 mois, statuts à jour, déclaration des bénéficiaires effectifs (UBO) auprès du greffe, comptes annuels, procès-verbal d'assemblée autorisant l'investissement, et identité du représentant légal et des bénéficiaires effectifs détenant plus de 25 % du capital.

Cas particuliers : SCI, holdings et trusts

Les SCI nécessitent l'identification de tous les associés et la vérification de l'objet social. Les holdings imposent une analyse de la chaîne de détention pour identifier les bénéficiaires effectifs ultimes. Les trusts et structures équivalentes (fiducies) demandent l'identification du constituant, du trustee et des bénéficiaires, avec une attention particulière en matière de LCB-FT.

Digitaliser votre fiche KYC avec la Suite Majors®

Le passage du KYC papier au KYC digital représente un gain de productivité considérable pour les CGP.

KYC papier vs KYC digital : comparaison

Un KYC rempli manuellement (formulaire Word ou PDF imprimé) prend en moyenne 45 minutes par client, sans compter les allers-retours pour compléter les informations manquantes. Avec un KYC digital, ce temps descend à 10 minutes grâce au pré-remplissage automatique, aux champs conditionnels et à la validation en temps réel.

Import IA et pré-remplissage automatique

L'import IA de Majors analyse vos documents clients (pièce d'identité, avis d'imposition, relevés bancaires) et pré-remplit automatiquement les champs correspondants de la fiche KYC. L'OCR intelligent extrait les données clés : nom, adresse, revenus, patrimoine financier. Le conseiller n'a plus qu'à vérifier et compléter.

Scoring de complétude et validation

La Suite Majors® attribue un score de complétude à chaque fiche KYC. Vous visualisez en un coup d'oeil les rubriques complètes, partielles ou manquantes. Les champs obligatoires sont signalés en temps réel, et le système alerte le conseiller si une information essentielle fait défaut avant la génération des documents de conformité.

Archivage sécurisé et coffre-fort numérique

Toutes les fiches KYC et les documents associés sont archivés dans le coffre-fort numérique avec un chiffrement AES-256 sur infrastructure européenne. Chaque modification est horodatée et tracée, ce qui garantit une piste d'audit complète en cas de contrôle.

Tarif et migration

La Suite Majors® est accessible dès 50 €/mois, sans engagement. La migration depuis Harvest, Wealthcome ou tout autre outil (Excel, PDF) est simplifiée grâce à l'import IA qui analyse vos fichiers existants et pré-remplit automatiquement chaque dossier client. Zéro ressaisie.